Gestione del tempo:Realizzate gli obiettivi e dimenticate il resto.

La Gestione del Tempo è la disciplina che aiuta le persone a organizzarsi. Detta così sembra una disciplina semplice; il punto è che non c’è un solo modo per gestire bene il tempo; in molti formulano teorie e le incasellano in teorie ancora più ampie, in idee pseudo-religiose o banalmente new age. Noi, fedeli al concetto di efficacia, parleremo di un modello del tempo che viene utilizzato da alcuni “guru” del management e che sicuramente da ottimi risultati. Innanzitutto il tempo trascorre e basta; quello che si può davvero gestire sono le attività che compiamo. Secondo i maggiori esponenti del Time Management (la gestione del tempo), quali Stephen R. Covey e Lothar J. Seiwert è essenziale partire dalla fine. 

Partire dalla fine significa avere degli obiettivi chiari a dieci, cinque o perlomeno tre anni e poi viaggiare a ritroso stabilendo degli stepstone (pietre miliari) che rappresentino delle realizzazioni intermedie. Usiamo un esempio molto semplice: pensate ad un team che progetta una casa. Viene stabilito il periodo esatto di fine lavori, ma anche i passaggi intermedi. Prima il design, la progettazione, il calcolo di costi e materiali, l’assegnazione ad una o più ditte della realizzazione delle varie fasi. Poi si realizzano fisicamente le fondamenta, i muri maestri, e così via. Questo processo è chiaro e condiviso nella costruzione di un edificio, invece nella “costruzione” dei nostri risultati più importanti spesso ci si affida al caso o ad un vago desiderio. Ma il desiderio senza un piano d’azione è solo un sogno.

Anche stabilire un vero obiettivo, il cosiddetto Goal Setting, è un processo affascinante e molto chiaro ed articolato, ma sarà descritto ampiamente in una prossima newsletter. Per ora torniamo al Time Management e presupponiamo che abbiate già alcuni obiettivi ben formati e compatibili tra loro. Uno di questi obiettivi è a 3 anni. Stabilite una ragionevole “pietra miliare”, rispetto all’obiettivo che avete stabilito. Diciamo che questa pietra miliare sia tra 12 mesi. Scomponete ancora e stabilite un’ulteriore pietra miliare, stavolta a 6 mesi. Cosa dovrete fare voi personalmente perché fra 6 mesi si realizzi questo obiettivo intermedio? E fra 3 mesi? Ci stiamo avvicinando. Prossimo stepstone: 1 mese.

Quindi fra un mese dovrete raggiungere quella porzione di obiettivo; assolvere quella serie di compiti che vi porterà a realizzare il vostro obiettivo a tre anni. Ora scomponete ancora e troverete quattro “mattoni” di risultati frutto di specifiche attività sotto la vostra personale responsabilità. Bene ora avete un obiettivo settimanale e potete organizzare le attività relative nell’agenda settimanale (sempre meglio averne anche una cartacea). A questo punto vi renderete conto che difficilmente avrete, nella realtà, un solo obiettivo (anche se tristemente il 90% degli esseri umani non formula obiettivi chiari). Il compito di schedulare, di pianificare le attività nell’agenda settimanale richiede altre competenze.

Prendete un bel foglio grande (magari un A3) e dividetelo in quattro parti.
La prima la chiamerete Urgente/Importante.
La seconda Importante.
La terza Urgente.
La quarta N/N (cioè non urgente e non importante).

Urgente / Importante
Attività relative all’obiettivo o agli obiettivi principali che sono in ritardo o impreviste e che bisogna realizzare ASAP (as soon as possibile), cioè: subito. Esempio: per uno studente che non si è preparato, il libro da studiare quando mancano pochi giorni all’esame. Impatto psicologico: stress, frustrazione. Risultato: scarsa qualità, approssimazione; spesso far diventare Urgenti Importanti altri compiti successivi.

Importante
Le attività vitali al raggiungimento dell’obiettivo o degli obiettivi principali. Attività programmate in tempi corretti. Esempio: Realizzare un accurato piano marketing nei tempi giusti per realizzarlo con efficacia. Impatto psicologico: entusiasmo, soddisfazione, voglia di continuare così. Risultato: di buona qualità; inoltre c’è tempo per cambiare delle cose che non funzionano e gestire gli imprevisti inevitabili.

Urgente
Le attività in ritardo o impreviste da portare a compimento subito, ma che non sono fondamentali al raggiungimento degli obiettivi principali. Esempio: Fare le commissioni di casa, burocrazia, la spesa. Impatto psicologico: (Se non programmate) Stress, dispersione. Risultato: Errori, accumulo di stanchezza.

N/N 
Le attività inutili o secondarie che dividiamo in un due sottosezioni: Immondizia e Svago.

Immondizia (da evitare il più possibile)
Esempio: Fare pettegolezzi; pause lunghe; “cazzeggiare”. Impatto psicologico: inutilità, deconcentrazione. Risultato: poca efficacia

Svago (da utilizzare con cautela)
Esempio: durante la pausa pranzo vedere una fiction; fare pause brevi, passeggiare. Impatto psicologico: relax e maggiore concentrazione successiva (per chi lo utilizza con cautela) Risultato: gestione dell’energia e dei ritmi di lavoro e di quelli biologici

Bene! Ora che avete riempito il foglio con le cose da fare potete immetterle nell’agenda settimanale e programmare le giornate. A questo punto vi renderete conto che, (almeno la maggioranza) di avere pochi obiettivi davvero chiari e troppi obiettivi indefiniti che vi spingono a fare male miriadi di attività. Scegliete 4, 5 ruoli o macro ruoli (per esempio: manager; marito e papà; sportivo (corridore); lettore e quant’altro. Poi scegliete un obiettivo per Ruolo. Quando avrete chiaro ciò che dovete inserire nel foglio A3 (con le quattro aree), fatelo. Ok! Siete pronti a programmare l’agenda settimanale. Per inserire in maniera funzionale le attività nell’agenda settimanale dovrete dare precedenza al settore Urgente /Importante; poi all’ Importante; poi all’ Urgente ed infine al N/N (cioè non urgente e non importante).

Tenete conto che gli ottimi realizzatori sono coloro che utilizzano il 50/60 % del tempo programmato facendo cose importanti.
Un altro particolare da tenere d’occhio è programmare i compiti giornalieri lasciando spazio a imprevisti, spostamenti, pasti, tempo libero (ovviamente senza esagerare). Provate questa programmazione e scoprirete di avere sempre sopravvalutato quello che potete fare in un giorno, ma fortemente sottovalutato quello che farete in un anno. Inoltre scoprirete di avere più energia e soddisfazione. 

Nuovi metodi di ricerca del lavoro

Se state pensando di cercare un posto di lavoro, o siete già alla ricerca di uno, fate attenzione: ad oggi il modo in cui cercare lavoro è cambiato. Gli strumenti tecnologici e i social network hanno modificato il modo in cui alcuni datori di lavoro considerano i candidati. Basta passare al setaccio le offerte di lavoro per capire che l’invio del proprio curriculum in massa non è mai stata una buona strada per il successo, e lo è ancor meno adesso.

Una delle domande più importanti che molti di coloro che cercano lavoro si stanno facendo è questa: Come può un’azienda entrare in contatto con me? Alcuni datori di lavoro non si preoccupano nemmeno di pubblicare offerte di lavoro, ma cercano il giusto candidato online.

Non essere presenti su Internet può essere controproducente. Il consiglio è quello di aprire un profilo Linkedin, Twitter magari un proprio blog e migliorarne i contenuti per far sì che vengano indicizzati al meglio dai motori di ricerca.

Avere un blog, in particolare, può essere un buon modo per mostrare di essere un opinion leader o un esperto conoscitore di una data materia, e ciò contribuisce a migliorare la vostra visibilità professionale. Bisogna inoltre considerate YouTube come un canale per migliorare la vostra reperibilità. Se un possibile datore di lavoro si imbatte in un vostro video o presentazione si può ottenerne un vantaggio.

Sempre più aziende si stanno rivolgendo a Twitter per pubblicare offerte di lavoro, così come bisognerebbe usare questo social network per seguire le società di ricerca e selezione del personale (es: @Ricercamy), i leader del settore o singole imprese. Inoltre postando articoli propri e/o di altri inerenti al proprio business, è possibile migliorare la vostra reputazione professionale.

Anche Facebook può essere un ottimo strumento per la ricerca di un lavoro ma è necessario assicurarsi di avere una presenza altamente professionale in ogni momento.

La propria rete di contatti personali, può ancora essere un modo efficace per ottenere un lavoro, ma il networking fatto on-line è di certo più efficace per la quantità e la velocità delle connessioni.

Chiedere a qualcuno un aiuto per trovare un lavoro non è mai una buona idea, sia su LinkedIn che altrove. Condividi link e consigli con le persone della tua rete LinkedIn prima di chiedere un favore, come l’introduzione ad un contatto HR o una raccomandazione scritta visibile sul sito. Se siete interessati ad una posizione in particolare si potrebbe dire qualcosa come: “Sono interessato a questo lavoro. Ci sono informazioni che può condividere con me? “

Partecipare ai gruppi su LinkedIn può aumentare la vostra visibilità. Dettagliare inoltre le proprie competenze affinchè ciò renda più facile il contatto con potenziali datori di lavoro che proprio quelle skills stanno cercando. E l’elenco delle capacità potrebbe anche mettervi in contatto con un reclutatore.

Il traffico mobile che coinvolge la ricerca di lavoro è più che raddoppiato nel 2012 rispetto al 2011. Quindi assicuratevi di sapere come il vostro curriculum vitae e lettera di accompagnamento vengano visualizzati su uno schermo di piccole dimensioni.

Seguite questi consigli per cambiare il vostro approccio al modo in cui cercate lavoro e avrete migliori risultati.

Farsi dire di si... più semplice farlo che dirlo...

Che si tratti di sedurre una donna, di convincere il tuo Prof. che ti meriti un 30 e lode per il tuo esame universitario o di riuscire a concludere una vendita con un cliente ostico, la persuasione è uno strumento fondamentale, che dovresti tenere sempre a portata di mano nella tua cassetta degli attrezzi.

Voglio subito sgomberare il campo dai dubbi: non mi interessano e disprezzo le tecniche spicciole utilizzate spesso da aziende e pubblicitari per venderci prodotti o servizi di scarso valore; questa non è persuasione, è truffa bella e buona. Nella mia prospettiva la persuasione è la capacità di convincere i nostri interlocutori del reale valore delle nostre idee, delle nostre posizioni e del nostro lavoro. Insomma, persuadere non è convincere chi ti sta di fronte di ciò che è falso, ma piuttosto rendergli chiaro ed evidente ciò che è vero:

• Puoi aver studiato mesi per il tuo esame ed aver memorizzato ogni pagina del libro, ma allo stesso tempo, non riuscire a convincere il professore sulla tua reale preparazione.
• Puoi avere in mente l’idea più brillante di questo pianeta per il tuo lavoro, eppure non riuscire a presentarla nel modo corretto ai tuoi colleghi o ai tuoi capi.
• Puoi disporre di un prodotto o servizio in grado di rivoluzionare realmente la vita dei tuoi clienti, e allo stesso tempo non riuscire a venderlo perché non sei capace di trasmetterne il reale valore.

Ecco, in tutti questi casi, apprendere delle tecniche di persuasione efficaci, può essere utile per raggiungere i risultati che ti meriti. In questo articolo ti parlerò di 4 tecniche che per me si sono dimostrate particolarmente utili, nello studio, nel lavoro e non solo…

Tecnica 1: Perché no?

Abbiamo gia parlato in passato del potere delle domande. Una domanda può renderti ricco, una domanda può ridarti la motivazione perduta, una domanda… può aiutarti a trasformare un “No” in un “Si”.

Uno studio condotto dal prof. Stiff ed i suoi colleghi, e riportato nel libro Persuasive Communication, ha dimostrato che porre la semplice domanda “Perché no?”, ha un’alta percentuale di successo nel trasformare un secco rifiuto in un più accomodante “Si”.

L’obiettivo della tecnica “Perché no?” è infatti quello di trasformare una risposta definitiva(“No”) in un semplice ostacolo da superare. Porre la domanda “Perché no?” costringe l’interlocutore a dover fornire delle obiezioni, più o meno logiche, che possiamo gestire molto più semplicemente del rifiuto diretto.

Inoltre, più le obiezioni sono deboli, più si viene a creare una dissonanza cognitiva nella mente del nostro interlocutore, che alla ricerca disperata di coerenza finirà con il venirci incontro. Insomma: se non c’è nessuna valida motivazione per non fare qualcosa, perché non farla?!

Tecnica 2: La porta in faccia!

Direttamente dall’esperienza dei venditori porta a porta, nasce la tecnica della porta… in faccia! Quando vogliamo ottenere un determinato risultato dal nostro interlocutore, dovremmo fare una richiesta che noi stessi riteniamo troppo elevata e poco ragionevole: a tale richiesta seguirà senza dubbio una metaforica porta in faccia, ovvero un rifiuto; a questo punto dovremmo far seguire immediatamente la reale richiesta che avevamo in mente: confrontata con la prima infatti, la nuova richiesta apparirà più modesta e ragionevole.

Tale tecnica basa la sua efficacia sulla naturale tendenza della nostra mente a fare comparazioni. Se forniamo il giusto termine di paragone, nessuna richiesta apparirà eccessiva ;-).

Non te la senti di chiedere un aumento di stipendio sproporzionato al tuo capo?! Allora utilizza la tecnica della “porta in faccia” su te stesso quando definisci un obiettivo:

“Mira alle stelle, male che vada colpirai la luna.”

Tecnica 3: Un piede nella porta

La terza tecnica di persuasione di cui parliamo e che prende ispirazione sempre dai nostri “simpatici” venditori porta a porta, è la tecnica del “piede nella porta”. A differenza della tecnica della “porta in faccia”, l’obiettivo di questa terza tecnica è quello di fare una richiesta talmente banale ed ovvia da riuscire a strappare un primo, ma importantissimo “Si” al nostro interlocutore.

Sono certo che avrai visto applicare questa tecnica decine di volte: ti è mai capitato di incontrare per strada quei ragazzi che ti chiedono se hai mai letto un libro?! Oppure di rispondere all’ennesima chiamata di un’operatrice di call center che ti chiede se utilizzi il telefono?! L’obiettivo di queste domande idiote è proprio quello di strapparci un “Si”: è infatti dimostrato che le persone che accettano una prima piccola richiesta, tendono ad accettare anche richieste successive più impegnative.

Nella mia esperienza ho visto questa tecnica spesso mal usata ed abusata: ma volete mettere il divertimento di neutralizzare questi poppanti con le loro stesse armi?! La prossima volta che vi chiedono se avete mai letto un libro, domandategli se hanno mai visto un film! ;-)

Tecnica 4: Dammi una dannata motivazione!

A volte per convincere qualcuno tutto quello che gli dobbiamo fornire è una motivazione. Per quanto la nostra motivazione possa sembrare debole o banale, fornirla aumenta di gran lunga le nostre chances di successo.

Un esempio? In uno studio del 1978 di Langer, le matricole arruolate dal Professore dovevano porre una semplice domanda ai propri colleghi (inconsapevoli) in copisteria; ecco la domanda usata: “Avrei bisogno di usare la fotocopiatrice prima di te, perché devo fare delle fotocopie“. Per quanto la motivazione addotta fosse debole, sorprendentemente gli studenti che utilizzarono questa domanda ottennero un “Si” nel 90% dei casi (nell’altro 10% dei casi avevano incontrato Chuck Norris).